Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

2. Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa

Tietosuojaa, rekisteröidyn oikeuksia ja henkilötietojen käsittelyä koskevissa kysymyksissä voit ottaa yhteyttä asiakaspalveluumme:

3. Rekisterin nimi

Kirjaajanne-palvelun käyttäjä-, asiakas- ja tilausrekisteri.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

• Sopimuksen täytäntöönpano (GDPR 6 art. 1 b): Palvelun tarjoaminen, käyttäjätilien hallinta, asiakassuhteen ylläpito, laskutus ja tilausten käsittely.
• Lakisääteiset velvoitteet (GDPR 6 art. 1 c): Kirjanpito- ja verolainsäädännön edellyttämien tietojen säilyttäminen.
• Oikeutettu etu (GDPR 6 art. 1 f): Palvelun tietoturvan varmistaminen, väärinkäytösten estäminen ja anonyymi tilastointi palvelun kehittämiseksi.

Huomautus: Rekisteriin ei tallenneta terveydenhuollon potilaskertomuksia tai potilasrekisteritietoja. Potilastietolain (703/2023) mukainen rekisterinpitäjä potilastiedoille on aina palvelua käyttävä terveydenhuollon toimintayksikkö tai ammatinharjoittaja.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä voidaan käsitellä seuraavia asiakasta ja käyttäjää koskevia tietoja:

• Nimi ja yhteystiedot (sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoite)
• Organisaation / yrityksen tiedot (yrityksen nimi, Y-tunnus, ammattiryhmä)
• Käyttäjätilin tunnistetiedot ja rooli
• Käyttäjän omat asetukset: erikoisala (TULE-terveys tai suun terveys) ja ammattiryhmä. Nämä ovat käyttäjän valintoja, eivät potilastietoa, ja ohjaavat kirjaamisrakennetta ja ammattisanastoa.
• Laskutus- ja maksutiedot (maksukorttitiedot käsitellään suojatusti Stripe-maksupalvelussa)
• Asiakaspalvelu- ja viestintähistoria
• Tekniset lokitiedot (IP-osoite, kirjautumisajankohdat, kirjautumattomassa kokeilukäytössä selaimen satunnainen laitetunniste, selaintiedot tietoturvan varalta)

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot kerätään pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään palveluun rekisteröitymisen, tilaamisen ja palvelun käytön yhteydessä.

7. Tietojen luovutukset ja siirrot EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille markkinointitarkoituksiin. Tietoja voidaan käsitellä luotettavien sopimuskumppaneiden ja alihankkijoiden toimesta (esim. pilvipalvelut, maksunvälittäjät) tiukkojen tietojenkäsittelysopimusten (DPA) alaisena.

Sanelun käsittelyyn käytetään alihankkijoita: puheentunnistus ja kliininen jäsennys OpenAI:n rajapinnoilla (Whisper ja GPT), varajärjestelmänä Google Gemini API. Lisäksi käytetään Supabasea (tunnistautuminen ja käyttäjätilit, EU/Frankfurt), Verceliä (käyttöympäristö), Upstashia (nopeusrajoitus), Resendiä (sähköpostit) ja Stripea (maksut). Tekoälyrajapintoja ei käytetä aluerajattuina versioina, joten sanelun käsittely voi tapahtua EU/ETA-alueen ulkopuolella (Yhdysvallat). Siirto perustuu toimittajan vakiosopimuslausekkeisiin (SCC) tai EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen tietosuojakehykseen (DPF). Sanelua ja siitä muodostettua tekstiä ei tallenneta palveluun, ja toimittajien rajapintaehtojen mukaan sisältöä ei käytetä mallien kouluttamiseen; toimittaja voi säilyttää kutsun sisältöä rajoitetun ajan väärinkäytön valvontaa varten. Ammattilaista ohjeistetaan olemaan sanelematta potilaan nimeä tai henkilötunnusta.

8. Tietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä selosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi tai lakisääteisten velvoitteiden (kuten kirjanpitolain) noudattamiseksi. Asiakassuhteen päätyttyä käyttäjätiedot poistetaan tai anonymisoidaan ilman aiheetonta viivytystä.

Palvelun käyttöloki (auditloki) säilytetään vähintään 12 vuotta asiakastietolain (703/2023) ja Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen määräyksen 5/2024 lokivaatimusten perusteella. Lokiin kirjataan kirjautumiset sekä jokainen puheentunnistus ja kirjausluonnoksen muodostus: käyttäjätunniste, tapahtuman tyyppi, rajapintareitti, IP-osoite ja aikaleima. Kirjautumattomassa kokeilukäytössä käyttäjätunnisteen sijaan kirjataan selaimen satunnainen laitetunniste. Lokiin ei koskaan tallenneta saneltua sisältöä eikä potilastietoa. Käyttöloki säilyy myös käyttäjätilin poistamisen jälkeen, koska sen säilyttäminen on lakisääteinen velvoite (GDPR 17 art. 3 kohdan b alakohta).

Palvelun tietoturvan valvomiseksi hylätyistä rajapintapyynnöistä (esimerkiksi virheellinen kirjautumistunniste, kielletty alkuperä tai pyyntörajan ylitys) tallennetaan aikaleima, hylkäämisen syy, rajapintareitti, IP-osoite ja mahdollinen käyttäjätunniste. Nämä tiedot poistetaan automaattisesti 90 päivän kuluttua. Käsittely perustuu oikeutettuun etuun palvelun tietoturvan varmistamisessa (GDPR 6 art. 1 f).

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on GDPR:n mukaisesti seuraavat oikeudet:

• Oikeus saada pääsy tietoihin (15 art.): Oikeus tarkastaa itseään koskevat rekisteröidyt henkilötiedot.
• Oikeus tietojen oikaisemiseen (16 art.): Oikeus vaatia virheellisten tai puutteellisten tietojen korjaamista.
• Oikeus tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi", 17 art.): Oikeus pyytää henkilötietojensa ja asiakastilinsä poistamista kokonaan järjestelmästä. Tietojen poistaminen tai tilauksen peruuttaminen (Unsubscribe / Data Erasure) toteutetaan ilman aiheetonta viivytystä.
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (18 art.): Oikeus rajoittaa tietojensa käsittelyä laissa määritellyissä tilanteissa.
• Valitusoikeus valvontaviranomaiselle: Oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle (www.tietosuoja.fi), mikäli katsot henkilötietojesi käsittelyn rikkovan tietosuojalainsäädäntöä.

Oikeuksien käyttämistä, tietojen poistoa (Unsubscribe / Delete Account) ja tarkastuspyyntöjä koskevat pyynnöt tulee lähettää sähköpostitse osoitteeseen tiedottajanne@gmail.com. Pyynnöt käsitellään ilman aiheetonta viivytystä viimeistään 14 vuorokauden kuluessa.

10. Tietoturvan periaatteet

Tietojen käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kaikki tietoliikenne on vahvasti salattua (TLS 1.3). Pääsy rekisteritietoihin on rajattu vain niille henkilöille, joiden työtehtävät sitä edellyttävät.